Portal de consulta, controle de acesso, workflow e integração com ERPs como TOTVS, Senior e SAP.
Digitalizar é só o primeiro passo. Sem um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED), o acervo digital corre o risco de virar um novo arquivo morto — agora em servidor. A Documentalize implanta GED em empresas de São Paulo combinando captura, indexação, portal de consulta com controle por perfil, workflow de aprovação e integração com os principais ERPs do mercado.
Cada usuário acessa o portal com login próprio e enxerga apenas os documentos do seu departamento, projeto ou nível hierárquico. RH não acessa o jurídico, fiscal não enxerga RH. Esse controle granular atende LGPD e os requisitos de auditoria do setor financeiro e da saúde.
A busca é full-text (por OCR) e por campos indexados (CPF, contrato, data, tipo). Resultados em menos de 1 segundo mesmo em acervos com milhões de páginas.
Contratos, ordens de compra, propostas e documentos fiscais podem seguir fluxos de aprovação com múltiplos níveis: gerente, diretor, financeiro. Cada etapa é registrada com data, hora e usuário, gerando trilha de auditoria completa.
O versionamento mantém o histórico de cada documento. Ao alterar um contrato, a versão anterior é arquivada com marcação de quem alterou e por quê, sem nunca apagar a original.
A Documentalize oferece conectores prontos para os principais ERPs e plataformas de gestão usados em São Paulo: TOTVS Protheus e RM, Senior, SAP, Sydle, Bitrix24, Pipefy. Cada documento digitalizado fica visível dentro do sistema do cliente, sem necessidade de trocar de tela.
Para sistemas customizados, fornecemos API REST e webhooks para integração sob medida. Equipe técnica em São Paulo dá suporte à implantação.
O GED registra todos os acessos — quem leu, quando, qual documento, de qual IP. Em caso de fiscalização da ANPD, o cliente consegue gerar relatórios completos em minutos. Documentos com dados sensíveis (saúde, biometria, dados financeiros) recebem criptografia adicional e classificação automática.
Configuramos políticas de retenção: ao final do prazo legal, o sistema avisa o responsável e permite o descarte certificado, com registro do procedimento.
A implantação típica em uma empresa de 100 a 500 colaboradores leva de 30 a 60 dias: levantamento, modelagem de pastas e índices, configuração de perfis de acesso, importação do acervo digitalizado, treinamento dos usuários e go-live com acompanhamento.
Para empresas que ainda não digitalizaram, fazemos o pacote completo: digitalização + GED. Para quem já tem acervo digital, fazemos apenas a migração e configuração.
Ambas as opções. Recomendamos nuvem para empresas de até 500 colaboradores, e on-premise para acervos altamente sensíveis.
Centenas a milhares. A infraestrutura escala conforme a contratação.
Sim. Aplicativo para iOS e Android para consulta e aprovação em fluxo de trabalho.