Por Equipe Documentalize — Especialistas em digitalização e GED. Time técnico da Documentalize, com mais de uma década de atuação em bureau próprio no Brooklin (São Paulo/SP), atendendo mais de 2.000 empresas em projetos de digitalização, OCR e conformidade com o Decreto 10.278/2020.
Atualizado em 24/05/2026.
Por décadas, empresas brasileiras digitalizaram documentos por organização e produtividade — mas continuavam guardando o papel 'por garantia'. O Decreto nº 10.278, publicado em 18 de março de 2020, mudou definitivamente esse cenário ao estabelecer requisitos técnicos que conferem ao documento digital o mesmo valor jurídico do original físico. Para empresas em São Paulo, isso significa redução real de custos com guarda e maior agilidade na gestão da informação.
O decreto regulamenta o art. 3º da Lei 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica) e define o procedimento e os padrões técnicos para que documentos físicos digitalizados tenham o mesmo valor legal dos originais. Ele se aplica a relações entre particulares e à interação com o setor público.
Os requisitos técnicos incluem: (i) integridade e confiabilidade do documento digitalizado; (ii) rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos; (iii) emprego de padrões técnicos mínimos de digitalização; (iv) confidencialidade e interoperabilidade; e (v) preservação ao longo do tempo.
O Decreto exige a geração em PDF/A — um padrão ISO específico para preservação de longo prazo. Diferente do PDF comum, o PDF/A incorpora todas as fontes, cores e metadados no próprio arquivo, garantindo que ele seja exibido de forma idêntica em qualquer sistema, hoje ou em 30 anos.
Bureaus de digitalização em São Paulo que entregam apenas PDF comum não atendem ao decreto. Verifique sempre se a entrega contratada é PDF/A.
Cada documento digitalizado precisa ser assinado digitalmente com certificado emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Essa assinatura comprova quem digitalizou, quando, e garante que o arquivo não foi alterado depois.
Normalmente o certificado utilizado é o e-CNPJ da empresa que prestou o serviço de digitalização ou da própria contratante. A Documentalize, por exemplo, executa o processo com certificação ICP-Brasil dentro do bureau no Brooklin.
O decreto lista metadados mínimos que devem acompanhar o arquivo: assunto, autor da digitalização, data e hora, identificação do dispositivo, hash do arquivo, geolocalização, entre outros. Esses dados ficam embarcados no PDF/A e permitem auditoria posterior.
Sem metadados, o documento não atende ao decreto, mesmo que esteja em PDF/A e assinado digitalmente. Esse é um detalhe técnico que muitas empresas pequenas ignoram.
Após a digitalização nos padrões do decreto, a maioria dos documentos pode ter o original físico descartado de forma certificada. Há exceções importantes: documentos nato-digitais que devem ficar com as partes originais, documentos com prazo legal específico, e documentos pessoais como RG e passaporte (que continuam como originais físicos).
Para empresas em São Paulo, contratos comerciais, fiscais, RH, prontuários, processos administrativos e correspondência podem ser descartados após a digitalização adequada. Sempre consulte o jurídico antes do descarte do acervo crítico.
Após validação do cliente, o papel é triturado em fragmentadora industrial e o resíduo é encaminhado a empresa de reciclagem credenciada, que emite Certificado de Destruição. Esse documento prova, em qualquer auditoria ou ação judicial, que o original foi destruído de forma controlada.
Manter o original 'só por garantia' anula boa parte do retorno financeiro da digitalização. Com o decreto e o processo correto, é seguro descartar.
Se sua empresa em São Paulo ainda não migrou o acervo para o padrão do Decreto 10.278, vale começar pelo acervo crítico (jurídico, fiscal, RH) e avançar gradualmente para o histórico. Use a calculadora gratuita da Documentalize para simular o investimento ou solicite um orçamento personalizado.
Para entender melhor os ganhos antes de contratar, leia também sobre os benefícios da digitalização para empresas paulistas e o checklist para escolher um bureau profissional.
Decreto nº 10.278/2020 — Presidência da República
Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica)
Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018)